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Nove fatores critícos da Gestão com as Pessoas

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Alice Ferruccio, D.Sc.
UFRJ/DEI/COPPE
Alice@ind.ufrj.br
tels. 25628256 - 93257423

1. Como o RH pode fazer para auxiliar a organização a alcançar seus objetivos e realizar sua missão?

• Integrar as medidas derivadas da estratégia, considerando o desempenho do passado e projetando o desempenho futuro da organização.
• Ser um veículo para a criação de uma visão compartilhada na empresa.
• Disponibilizar material que possa dar a noção ao funcionário do lugar onde a empresa planejou estar no curto, médio e longo prazo.
• Alinhar os objetivos pessoais e departamentais à estratégia.
• Apresentar os objetivos departamentais e estabelecer juntamente com cada funcionário os objetivos individuais derivados dos objetivos departamentais de curto, médio e longo prazo.
• Esclarecer e obter consenso em relação à estratégia de Recursos Humanos através da comunicação eficaz das metas organizacionais.
• Ser um canal de comunicação aberto para receber idéias que possam ajudar a melhorar os processos e ou solucionar problemas de desempenho organizacional.
• Apresentar a organização e seus micro-sistemas e o mercado onde a empresa está inserida.
• Possibilitar que os funcionários utilizem o canal de comunicação para conhecer outras áreas de trabalho e a totalidade da organização. Saber sua posição no macro-sistema e qual o grau de interface com as demais áreas.
• Compartilhar com os membros da empresa os resultados das pesquisas que monitoram o mercado e a concorrência objetivando a criação e a sustentação da vantagem competitiva.
• Favorecer o controle e a coordenação dos diferentes projetos que são desenvolvidos pelas diferentes equipes da organização.
• Disponibilizar os relatórios das diferentes áreas da empresa
• Fornecer dados estatísticos e outras informações gerais como por exemplo: cotação de moedas, estatística financeira, notícias políticas e oficiais da diretoria.
• Apresentar os diferentes projetos que estão sendo desenvolvidos pela organização.

2. Como o RH deve fazer para preparar a organização para a competitividade do mercado em que ela se encontra?

• Realinhar as estratégias de RH em função do diagnóstico das competências internas da organização e proporcionar um emprego correto das habilidades e capacidades das pessoas em posições estratégicas.
• Disponibilizar os instrumentos de avaliação de desempenho para ser preenchido pelos funcionários.
• Possibilitar a consulta aos resultados das avaliações de desempenho e programação de agendas de treinamento para as equipes.
• Oferecer mecanismos para os gestores montarem sua equipes de trabalho.
• Diminuir o tempo que os gestores levam para obter dados sobre os resultados da avaliação de desempenho dos seus funcionários.
• Planejar ações concretas que possam minimizar os efeitos negativos da falta destas competências críticas para o processo de implementação e administração da estratégia escolhida.
• Possibilitar que os gestores possam durante as 24 horas do dia, durante toda a semana e de qualquer lugar, desde que tenha acesso à internet, acessar a informação em tempo real (on-line) para poder tomar uma decisão ou participar juntamente com a equipe de uma tomada de decisão.
• Disponibilizar ferramentas para mapear os processos e desenhar os novos cargos.

3. Como o RH pode oferecer à organização pessoas bem treinadas?

• Planejar treinamento de pessoas para atender aos objetivos estratégicos da organização.
• Disponibilizar a agenda de cursos por departamento, segundo os objetivos estratégicos (da área), correlacionados com as competências que devem ser desenvolvidas para o alcance das estratégias. Marketing e as competências de um profissional para atuar nesta área.
• Estimular o auto-desenvolvimento pessoal.
• Permitir o auto-desenvolvimento dos funcionários através do acesso a documentos e artigos sobre assuntos correlacionados à sua atividade de trabalho.
• Disponibilizar o material dos cursos ministrados e abrir salas de discussão com os participantes dos cursos.
• Fazer uso das avaliações de desempenho para definir quais as competências que necessitam ser criadas ou desenvolvidas em função dos objetivos que se pretendem alcançar.
• Permitir que os gestores possam acessar informações sobre seus funcionários para tomar as decisões quando necessitar selecionar as competências essenciais para a formação de uma equipe.
• Viabilizar o processo de mentoring e coaching para que todos compreendam o seu grau de responsabilidade no alcance das estratégias organizacionais.
• Permitir uma gestão do conhecimento orientada para o desenvolvimento organizacional.
• Criar um sistemas de mensuração do retorno do investimento em treinamento.
• Disponibilizar instrumentos de pesquisa que possam medir a melhora do desempenho dos funcionários após o treinamento e comparar com a produtividade num determinado período.
• Permitir que o próprio funcionário atualize o seu currículo com os dados sobre os treinamentos realizados.
• Possibilitar a atualização automática do sistema de banco de dados da empresa.

4. Como o RH pode desenvolver e manter qualidade de vida no trabalho?

• Criar instrumentos que possam diagnosticar e dar soluções para os problemas de clima organizacional.
• Disponibilizar os instrumentos de pesquisa de clima organizacional para serem preenchidos pelos funcionários.
• Identificar aspectos relacionados à liderança e como ela atua para gerenciar os conflitos interpessoais que possam interferem na produtividade.
• Monitorar a ação dos gestores e o manejo do sistema para a melhoria da produtividade de sua equipe de trabalho.
• Disponibilizar mecanismos que possam aliviar as tensões geradas no ambiente de trabalho e organizá-lo de maneira que se torne um local desejável e atraente.
• Disponibilizar jogos de empresa, dinâmicas de grupo pela internet, apresentação de agendas de cursos de relaxamento e caixas de sugestões de layout.
• Possibilitar que os funcionários gerenciem suas férias, e verificação do seu banco de horas trabalhadas e escolha programada de benefícios monetários.
• Permitir o acesso as planilhas de alocação de férias, escolhas de benefícios, banco de horas e demais burocracias da área de pessoal.

5. Como o RH pode proporcionar à organização funcionários motivados?

• Dar significado e reconhecimento ao trabalho desempenhado com esforço e qualidade.
• Permitir que os gestores possam passar informações para a sua equipe a respeito das avaliações sobre o desempenho de cada um e fornecer um feedback mais rápido e menos impessoal.
• Estabelecer medidas de eficácia que proporcionem às pessoas uma avaliação correta do desempenho a ser alcançado. Recompensar bons resultados e tornar claros os objetivos e o modo como eles são medidos.
• Permitir que o gestor utilize mecanismos para comparar o desempenho passado, o atual e projetar ações futuras para casa membro de sua equipe e parabenizar pelos objetivos alcançados.
• Permitir o gestor planeje, juntamente com os funcionários, o desenvolvimento de sua carreira.

6. Como o RH pode aumentar a satisfação dos empregados no trabalho?

• Identificar quais as expectativas e objetivos pessoais e alinhá-los aos objetivos da organização.
• Disponibilizar instrumentos de pesquisa de satisfação interna dos funcionários.
• Despertar a estreita relação que existe entre o alcance dos objetivos organizacionais e pessoais.
• Disponibilizar informações de performance organizacional em comparação com os dados do mercado e sobre como cada área foi responsável por estes resultados.
• Valorizar, reconhecer e encorajar a colocação de boas idéias em prática.
• Possibilitar a entrada de novas informações vindas do conhecimento tácito dos funcionários para a solução de problemas.

7. Como o RH pode planejar e administrar a mudança sem ferir os valores e crenças da cultura organizacional?

• Identificar os paradigmas que sustentam a organização, estimular a quebra das barreiras que impedem a organizações de alcançar a vantagem competitiva.
• Facilitar o acesso das outras equipes de trabalho para aumentar a interdisciplinalidade e também a quebra de paradigmas na resolução de um problema específico.
• Proporcionar clareza e abertura na comunicação interna com o objetivo de eliminar as barreiras ao processo de mudança organizacional.
• Possibilitar o acesso de todos às informações sobre as etapas do processo de mudança,
• Disponibilizar os boletins da mudança
• Permitir aos gestores tenham acesso aos resultados parciais e gerais de projetos realizados por sua equipe de trabalho.
• Orientar a criação de uma estrutura com maior e flexibilidade, dinamismo e menor burocracia.
• Reduzir os custos gerados pela circulação das informações através de papeis, e substituir a grande parte das informações geradas no papel por informações disponíveis em arquivos digitais.

8. Como o Rh pode proporcionar políticas éticas e responsabilidade social?

• Proporcionar os mais elevados padrões de conduta pessoal e profissional.
• Divulgar os valores e credos da organização.
• Possibilitar que os funcionários que trabalham na modalidade teletrabalho ou que estejam de férias ou enfermos, possam estar conectados à empresa de maneira mais eficaz e que também tenham acesso as informações que são disponibilizadas para as pessoas dentro da organização.
• Disponibilizar trabalhos comunitários dos funcionários e suas ações voluntárias.
• Auxiliar no processo de resolução de conflitos organizacionais.
• Possibilitar a criação de uma sala de conferência fechada para a gerência de conflitos.
• Permitir maior sigilo no acesso aos dados e informações sobre o desempenho dos funcionários ao longo de sua carreira profissional.
• Criar um espaço onde a comunidade possa interagir com a organização e dar sua opinião a respeito de suas políticas sociais e dar feedback do seu balanço social à população.
• Disponibilizar de maneira rápida todas as informações geradas pela pesquisa de opinião realizada com os funcionários e com a comunidade onde a empresa está inserida.

9. Como o RH pode possibilitar a orientação e integração dos funcionários?

• Planejar e implementar programas de integração interna e adaptação externa dos novos funcionários.
• Criar uma política de recepção envolvendo os novos e antigos funcionários.
• Permitir que todos os membros da organização tenham acesso ao correio eletrônico.
• Apresentar a organização e sua dinâmica de funcionamento.
• Permitir que qualquer funcionário, novo ou antigo possa ter acesso à elementos da cultura da organização através de informações sobre missão da empresa, histórias, heróis, estrutura da empresa, valores, crenças, religião, comemorações, instalações e todos os demais artefatos visíveis.
• Apresentar os recursos e abrir os canais de comunicação essenciais para facilitar o trabalho do novo funcionário.
• Aumentar a qualidade da comunicação, sua quantidade e também seu grau de pertinência aos assuntos da organização.
• Possibilitar que os funcionários participem do processo de comunicação dando feedback sobre o próprio sistema.
• Possibilitar a utilização de diferentes ferramentas de trabalho disponíveis no sistema.
• Disponibilizar a informação em tempo real para toda a organização, facilitando a sinergia entre todos os membros da empresa e aumentar a interatividade da equipe.
Jornais, revistas, e-mails, telefonemas, material para reuniões, memorandos, notas, contratos. Todos os dias, os executivos recebem uma numerosa - e às vezes inumerável - quantidade de informações, e só o fato de ter que separar as úteis das dispensáveis, o joio do trigo, toma um tempo que nem sempre as pessoas podem ou estão dispostas a dedicar.

Como fazer isso sem perder tempo?
Como diferenciar o que vale a pena ser lido e absorvido?
E a empresa, como deve agir?
É correto limitar a quantidade de informações recebidas pelos funcionários?

Maria Alice Ferruccio é psicóloga organizacional e professora universitária. Atualmente é professora-adjunta do departamento de Engenharia Industrial da Universidade Federal do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro - RJ, e professora de Engenharia de Produção, Alice foi a nossa entrevistada sobre este assunto. Ela falou sobre a melhor maneira de administrar a enorme quantidade de informações que recebemos todos os dias, sem ficarmos soterrados.

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